Uniliitto ry

                                                                                                                                              

Tietosuojaseloste – EU:n tietosuoja-asetus 2016/679

Laatimispäivämäärä 24.5.2018
 

1. Rekisterinpitäjä

Uniliitto ry
Sitratori 3, 00420 Helsinki
Puh. 010 292 8080
uniliitto@uniliitto.fi
(Jäljempänä myös Uniliitto)

 

2. Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa

Järjestösihteeri Milja Saresvaara
 

3. Rekisterin nimi

Uniliitto ry:n alaisten yhdistysten jäsenrekisterit
 

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yhdistyslain (503/1989) 11 § mukainen velvoite pitää yllä jäsenluetteloa ja oikeutettu etu huolehtia jäsenpalveluista ja jäsenviestinnästä sekä vapaaehtoisiksi ilmoittautuneiden palveluista ja viestinnästä.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:

  • Jäsenpalvelut
  • Jäsenviestintä
  • Jäsenlaskutuksen hoitaminen
  • Yhdistystoimintaan liittyvä viestintä ja tiedottaminen
  • Varainhankinta
  • Jäsenkirje ja muu tiedotustoiminta (jäsenen suostumuksella)
     

5. Käsiteltävät henkilötiedot

Käsittelemme jäsenrekisterin yhteydessä seuraavia jäsenen henkilötietoja:

  • Rekisteröidyn perustiedot kuten täydellinen nimi, syntymäaika, kotipaikka ja jäsennumero
  • Rekisteröidyn yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero ja osoitetiedot                    
  • Jäsenyystiedot (jäsenlaji ja jäsenyhdistys)
  • Muut erikseen jäsenen suostumuksella kerätyt tiedot kuten terveystiedot ja/tai diagnoosit
  • Luottamustoimet yhdistyksissä
  • Jäsenmaksutiedot
  • Lupa jäsenkirje yms. tiedotteiden kieltämiseen tai vastaanottamiseen

Tummennetulla merkittyjen henkilötietojen antaminen on edellytys jäsenyyden syntymiselle.

6Tietolähteet

Saamme tietoja ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään. Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan jäseneltä mm. www –lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse tai paperilomakkeilla.

Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös samaan liittoyhteisöön kuuluvilta tahoilta, viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa.
 

7. Tietojen luovutukset ja siirrot

Käsittelemme tietoja itse hyödyntämättä henkilötietojen käsittelyssä alihankkijoita. Uniliitto voi luovuttaa jäsentensä yhteystiedot kertapostitusta varten ulkoisille tahoille (painotalot) viestiessään toimintansa mukaisista tapahtumista (Uniuutiset, luennot yms.)

Tietoja saatetaan luovuttaa viranomaisille lakisääteisissä tapauksissa.

Jäsentiedot tallennetaan Uniliiton toimesta erillisiin yhdistysten rekistereihin. Tietoja käytetään sekä keskusjärjestön, valtakunnallisten että paikallisyhdistysten toimesta edellä kuvattuihin tarkoituksiin.

Emme luovuta henkilötietoja EU/ETA alueen ulkopuolelle.


8. Tietojen suojaus ja säilytysajat

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain nimetyt henkilöt. Kullakin käyttäjällä on oma  salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. Verkon yli siirrettäessä tiedot suojataan SSL- tai SSH-tekniikalla. Rekisterin palvelinlaitteistoa ylläpidetään hyvän ylläpitotavan mukaisesti.

Manuaaliset aineistot säilytetään lukitussa tilassa Uniliiton toimistolla, johon on pääsy vain asianmukaisilla henkilöillä. Paperilla olevat tiedot voivat olla jäsenhakemusten lisäksi esim. jäsenen kirjeellä lähettämiä henkilötietoja tai ilmoittautumisia jäsentilaisuuksiin ja –matkoihin tai ilmoittautumisista muodostuneita osallistujaluetteloita. Laskutukseen ja maksusuorituksiin liittyvät tiedot säilytetään kirjanpitoaineiston osana lukitussa tilassa.
Yhdistys kerää toimintakertomukseensa, julkaisemiinsa lehtiin ja historiikkitarkoituksiin toiminnastaan tietoja, joista saattaa ilmetä jäsenen henkilötietoja. Näitä tietoja voivat olla jäsenen nimi tai jäsenen näkyminen tunnistettavana valokuvissa. Jäsen antaa oman suostumuksensa esim. Uniuutiset lehdessä julkaistaviin tietoihin.

Henkilötietoja säilytetään vähintään jäsenyyden keston ajan ottaen huomioon lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset mm. kirjapitolainsäädäntö, rekisteröityjen tietoja koskeva erityislainsäädäntö ja arkistointia koskevat vaatimukset.

Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä jäsenistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteen sopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.
 

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa tai muuttaa sitä.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa itseensä kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.
 

10. Yhteydenotot

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

 

11. Tietosuojaselosteen muutokset

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida niistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutokset selosteessa.