Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste
– EU:n tietosuoja-asetus 2016/679

1. Rekisterinpitäjä

Uniliitto ry
Sitratori 3, 00420 Helsinki
Puh. 010 292 8080
uniliitto@uniliitto.fi
(Jäljempänä myös Uniliitto)

2. Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa

Toimistokoordinaattori Jaana Halonen. Puh. 010 292 8080
jaana.halonen@uniliitto.fi

Toiminnanjohtaja Tuija Sivonen, Puh.  0400 957 842
tuija.sivonen@uniliitto.fi

3. Rekisterin nimi

Jäsenrekisteri ja tapahtumien ilmoittautumisjärjestelmä

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

Jäsenrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yhdistyslain (503/1989) 11 § mukainen velvoite pitää yllä jäsenluetteloa ja oikeutettu etu huolehtia jäsenpalveluista ja jäsenviestinnästä sekä vapaaehtoisiksi ilmoittautuneiden palveluista ja viestinnästä. Uniliitto hoitaa keskitetysti jäsenyhdistystensä henkilörekisterit jäsenyhdistystensä lukuun. Jäsenrekisterissä henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:

Jäsenpalvelut
Jäsenviestintä
Jäsenlaskutuksen hoitaminen
Yhdistystoimintaan liittyvä viestintä ja tiedottaminen
Varainhankinta
Jäsenkirje ja muu tiedotustoiminta (jäsenen suostumuksella)

Tapahtumien ilmoittautumisjärjestelmä 
Tapahtumien ilmoittautumisjärjestelmässä henkilötietoja pidetään yllä

viestintää,
tapahtumien toteutusta.
tapahtumien edelleen kehittämistä,
ruokailujen järjestämistä ja
laskutusta varten.

5.  Rekisterin tietosisältö

 Jäsenrekisteri

Rekisteröidyn perustiedot kuten täydellinen nimi, syntymäaika, kotipaikka ja jäsennumero
Rekisteröidyn yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero ja osoitetiedot
Jäsenyystiedot (jäsenlaji ja jäsenyhdistys)
Muut erikseen jäsenen suostumuksella kerätyt tiedot kuten terveystiedot ja/tai diagnoosit
Luottamustoimet yhdistyksissä
Jäsenmaksutiedot
Lupa jäsenkirje yms. tiedotteiden kieltämiseen tai vastaanottamiseen

Tapahtumien ilmoittautumisjärjestelmä

Rekisteröidyn perustiedot kuten täydellinen nimi, syntymäaika, kotipaikka ja jäsennumero
Rekisteröidyn yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero ja osoitetiedot
Muut erikseen jäsenen suostumuksella  kerätyt tiedot kuten terveystiedot ja/tai diagnoosit
Allergiat ja ruokarajoitteet

6. Tietolähteet

Rekisteröityjä koskevat tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään.

7. Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Uniliitto voi luovuttaa jäsentensä yhteystiedot ulkoisille tahoille kuten painotaloille jäsenille tapahtuvaa viestintää varten. Henkilöjäsenten tiedot tallennetaan Uniliiton toimesta erillisiin Uniliiton jäsenyhdistysten rekistereihin. Tietoja käytetään keskusjärjestön ja jäsenyhdistysten toimesta edellä kuvattuihin tarkoituksiin. Tapahtumien ilmoittautumisjärjestelmän tietoja ei luovuteta ulkopuolisille.

Mitään henkilötietoja ei luovuteta EU/ETA alueen ulkopuolelle.

8. Tietojen suojaus ja säilytysajat

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain nimetyt henkilöt. Kullakin käyttäjällä on oma salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. Verkon yli siirrettäessä tiedot suojataan SSL- tai SSH-tekniikalla. Rekisterin palvelinlaitteistoa ylläpidetään hyvän ylläpitotavan mukaisesti.

Manuaaliset aineistot säilytetään lukitussa tilassa Uniliiton toimistolla, johon on pääsy vain asianmukaisilla henkilöillä. Paperilla olevat tiedot voivat olla jäsenhakemusten lisäksi esim. jäsenen kirjeellä lähettämiä henkilötietoja tai ilmoittautumisia jäsentilaisuuksiin ja –matkoihin tai ilmoittautumisista muodostuneita osallistujaluetteloita. Laskutukseen ja maksusuorituksiin liittyvät tiedot säilytetään kirjanpitoaineiston osana lukitussa tilassa.
Yhdistys kerää toimintakertomukseensa, julkaisemiinsa lehtiin ja historiikkitarkoituksiin toiminnastaan tietoja, joista saattaa ilmetä jäsenen henkilötietoja. Näitä tietoja voivat olla jäsenen nimi tai jäsenen näkyminen tunnistettavana valokuvissa. Jäsen antaa oman suostumuksensa esim. Uniuutiset lehdessä julkaistaviin tietoihin.

Henkilötietoja säilytetään vähintään jäsenyyden keston ajan ottaen huomioon lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset mm. kirjapitolainsäädäntö, rekisteröityjen tietoja koskeva erityislainsäädäntö ja arkistointia koskevat vaatimukset.

Tapahtumien ilmoittautumisjärjestelmässä olevia henkilötietoja säilytetään tulevien tapahtumien markkinointia varten tarkoituksenmukainen aika.

Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä jäsenistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteen sopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa tai muuttaa sitä.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa itseensä kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

10. Yhteydenotot

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

11. Tietosuojaselosteen muutokset

Tietosuojaselosteen päivittäminen tapahtuu tarpeen mukaan, Mikäli muutokset ovat merkittäviä, informoimme niistä myös muilla tavoin kuten sähköpostitse tai verkossa.

Tietosuojaseloste päivitetty 21.08.2019