Tietosuojaseloste

Jäsen- ja tapahtumien ilmoittautumisjärjestelmärekisterin tietosuojaseloste
– EU:n tietosuoja-asetus 2016/679

1. Rekisterinpitäjä

Uniliitto ry toimii yhteisrekisterinpitäjänä Epätyypillinen unirytmi ry:n, Levottomat Jalat – Restless Legs ry:n, Suomen Unettomat ry:n, Suomen Uniapneayhdistys ry:n, Helsingin Uniyhdistys ry:n, Pirkanmaan Uniyhdistys ry:n, Turun Uniyhdistys ry:n ja Vantaan Uniyhdistys ry:n kanssa. Sopimukset ovat kahdenvälisiä Uniliitto ry:n ja jäsenyhdistyksen välillä.

Uniliitto ry
Sitratori 3, 00420 Helsinki
Puh. 010 292 8080
uniliitto@uniliitto.fi
(Jäljempänä myös Uniliitto)

2. Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa

Toimistokoordinaattori Anu Koskenkorva
anu.koskenkorva@uniliitto.fi

Toiminnanjohtaja Tuija Sivonen
tuija.sivonen@uniliitto.fi

3. Rekisterin nimi

Jäsenrekisteri ja tapahtumien ilmoittautumisjärjestelmä

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

Jäsenrekisteri
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yhdistyslain (503/1989) 11 § mukainen velvoite pitää yllä jäsenluetteloa ja oikeutettu etu huolehtia jäsenpalveluista ja jäsenviestinnästä sekä vapaaehtoisiksi ilmoittautuneiden palveluista ja viestinnästä. Uniliitto hoitaa keskitetysti jäsenyhdistystensä henkilörekisterit jäsenyhdistystensä lukuun yhteisrekisterinpitosopimuksen mukaisesti. Jäsenrekisterissä henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:

Jäsenpalvelut
Jäsenviestintä
Jäsenlaskutuksen hoitaminen
Yhdistystoimintaan liittyvä viestintä ja tiedottaminen
Varainhankinta
Jäsenkirje ja muu tiedotustoiminta (jäsenen suostumuksella)

Tapahtumien ilmoittautumisjärjestelmä 
Tapahtumien ilmoittautumisjärjestelmässä henkilötietoja pidetään yllä

viestintää,
tapahtumien toteutusta,
tapahtumien edelleen kehittämistä,
ruokailujen järjestämistä ja
laskutusta varten.

5.  Käsiteltävät henkilötiedot

Käsittelemme jäsenrekisterin yhteydessä seuraavia jäsenen henkilötietoja:
Rekisteröidyn perustiedot kuten täydellinen nimi, syntymäaika, kotipaikka ja jäsennumero
Rekisteröidyn yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero ja osoitetiedot
Jäsenyystiedot (jäsenlaji ja jäsenyhdistys)
Muut erikseen jäsenen suostumuksella kerätyt tiedot
Luottamustoimet yhdistyksissä
Jäsenmaksutiedot
Lupa jäsenkirje yms. tiedotteiden kieltämiseen tai vastaanottamiseen

Käsittelemme ilmoittautumisjärjestelmän yhteydessä seuraavia ilmoittautujan henkilötietoja:
Rekisteröidyn perustiedot kuten täydellinen nimi, syntymäaika, kotipaikka ja jäsennumero
Rekisteröidyn yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero ja osoitetiedot
Koulutustausta, sukupuoli ja pääasiallinen toiminta
Muut erikseen ilmoittautujan suostumuksella  kerätyt tiedot
Allergiat ja ruokarajoitteet

6. Tietolähteet

Rekisteröityjä koskevat tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään.

7. Tietojen luovutukset ja siirrot

Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita. Olemme ulkoistaneet jäsenrekisterin ja tapahtumien ilmoittautumisjärjestelmän teknisen ylläpidon ulkopuoliselle palveluntarjoajalle, jonka hallinnoimille ja suojaamille palvelimille henkilötietoja tallennetaan. Tiedot jäsenlehden postitusta varten toimitetaan painotalolle. Tapahtumien ilmoittautumisjärjestelmän tietoja voidaan luovuttaa tarvittaessa ohjaajan tai muun tapahtuman järjestämisestä vastaavan tietoon.

Osa koulutuksista järjestetään yhteistyönä Opintokeskus Siviksen kanssa, joka koostaa tilastotietoa kävijätiedoista Tilastokeskukselle, Opetus- ja Kulttuuriministeriölle sekä Opetushallitukselle. Tilastoitavia taustatietoja osallistujista kuten syntymävuosi, koulutustausta, sukupuoli tai pääasiallinen toiminta ei yhdistetä yksittäisiin henkilöihin, vaan niitä käsitellään laajoina massatietoina. Yhteistyössä järjestettävistä koulutuksista mainitaan ilmoittautumislomakkeessa ja ilmoittautumistiedoissa aina erikseen.

Jäsentiedot tallennetaan Uniliitto ry:n keskitettyyn jäsenrekisteriin ja tapahtumiin ilmoittautujien tiedot tapahtumakohtaisiin rekistereihin. Tietoja käytetään Uniliitto ry:n, sen jäsenyhdistyksien ja tapahtumanjärjestäjien toimesta edellä kuvattuihin tarkoituksiin. Emme luovuta henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Olemme huolehtineet siirtoon liittyvistä asianmukaisista suojatoimista.

8. Tietojen suojaus ja säilytysajat

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain nimetyt henkilöt. Kullakin käyttäjällä on oma salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja teknisillä keinoilla suojatuissa tietojärjestelmissä ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Manuaaliset aineistot säilytetään lukitussa tilassa Uniliiton toimistolla, johon on pääsy vain asianmukaisilla henkilöillä. Paperilla olevat tiedot voivat olla jäsenhakemusten lisäksi esim. jäsenen kirjeellä lähettämiä henkilötietoja tai ilmoittautumisia jäsentilaisuuksiin ja –matkoihin tai ilmoittautumisista muodostuneita osallistujaluetteloita. Laskutukseen ja maksusuorituksiin liittyvät tiedot säilytetään kirjanpitoaineiston osana lukitussa tilassa.

Henkilötietoja säilytetään vähintään jäsenyyden keston ajan ottaen huomioon lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset mm. kirjapitolainsäädäntö, rekisteröityjen tietoja koskeva erityislainsäädäntö ja arkistointia koskevat vaatimukset.

Tapahtumien ilmoittautumisjärjestelmässä olevia henkilötietoja säilytetään tulevien tapahtumien markkinointia varten tarkoituksenmukainen aika.

Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä jäsenistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteen sopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa tai muuttaa sitä.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa itseensä kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

10. Yhteydenotot

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

11. Tietosuojaselosteen muutokset

Tietosuojaselosteen päivittäminen tapahtuu tarpeen mukaan, Mikäli muutokset ovat merkittäviä, informoimme niistä myös muilla tavoin kuten sähköpostitse tai verkossa.

Tietosuojaseloste päivitetty 19.12.2023